Die richtige Planung, Einladung und Moderation von Online-Meetings

Videokonferenzen, Online-Meetings oder Telefonkonferenzen bieten tolle Möglichkeiten, um ohne persönlichen Kontakt

  • an Projekten zu arbeiten
  • Informationen auszutauschen
  • den Kontakt aufrechtzuerhalten.

Diese neuen Kommunikationskanäle spielen nicht nur in der aktuellen Situation, sondern auch in Zukunft eine immer größere Rolle als bisher. Deshalb lohnt es sich, genauer hinzuschauen:

  1. Welche Tools sind für Sie und Ihr Unternehmen die richtigen?
  2. Wie nimmt man an Online-Meetings, Video-Konferenzen oder Webinaren teil?
  3. Wie leitet und führt man ein Online-Meeting?

Effiziente Meetings führen nicht nur zu besseren Ergebnissen, sondern heben auch die Stimmung in Team. Außerdem sind sie aus unserer Sicht ein prominentes Aushängeschild für eine gelebte zeitgemäße Unternehmenskultur. Und diese prägt ganz entscheidend Ihre Attraktivität als Arbeitgeber ( Employer Branding ).

 

Online-Meetings richtig planen

Unabdingbar für ein erfolgreiches Online-Meeting: Definieren Sie ein klares Ziel. Was soll inhaltlich erarbeitet werden? Legen Sie außerdem möglichst präzise die Rahmenbedingungen fest wie z.B. die Teilnehmenden und den Zeitrahmen.

Die Rolle des Moderienden spielt bei einem virtuellen Meeting eine zentrale Rolle. Damit diese Funktion ausgeübt werden kann, braucht es gemeinsame Regeln. Diese müssen festgelegt, vereinbart und eingehalten werden.

Der digitalen Moderation fällt die Aufgabe zu, dafür zu sorgen, dass die Regeln eingehalten werden. Das ist schon in normalen Meetings nicht leicht. Die Effizienz von Meetings leidet extrem unter unkoordiniert ablaufenden Diskussionen, sich wiederholenden Wortbeiträgen sowie dem wechselseitigen Austausch unzähliger Fallbeispielen.

Erhöhen Sie die Transparenz durch klare Entscheidungswege. Online-Meetings verstärken die Schwachstellen der „analogen“ Meetingkultur.

Mehr Input zu diesem Thema in unserer Check-Liste „Online-Meetings richtig planen“

Zu Online-Meetings richtig einladen

Gerade für Teams, die wenig oder keine Erfahrungen mit Online-Meetings haben, ist es wichtig, in der Einladung nochmals auf alle relevanten Punkte hinzuweisen.

Klären Sie die technischen Details, die für das virtuelle Meeting notwendig sind. Was muss vorab installiert werden? Welches Equiment wird benötigt?

Aber benennen Sie auch möglichst genau das Thema des Meetings, das Ziel und die Rahmenbedingungen. Bieten Sie außerdem die Möglichkeit, vorab mit Ihnen als Moderator Kontakt aufzunehmen, um einzelne Punkte abzustimmen.

Mustervorlagen zum Herunterladen finden Sie hier:

Online-Meetings richtig moderieren

Die Steuerung des Online-Meetings übernimmt die Moderation. Diese setzt nicht zwingend die höchste Fachkompetenz oder die Leitung des Projekts voraus. Viel relevanter für das Gelingen eines Meetings ist es, dass alle Teilnehmenden die Führungsrolle der Moderation uneingeschränkt akzeptieren. Schliesslich trägt diese auch die Verantwortung dafür, das Meetingziel zu erreichen.

Leitinien, Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Online-Meeting:

Meetingkultur

Effiziente Meetings garantieren konkrete Resultate und lösen weniger Frust im Team aus.

Für Ihre Mitarbeitenden bieten wir an: Seminare, Trainings und Workshops

Unternehmenskultur

Wir verbessern die Stressresistenz ihrer Organisation, um Krisen erfolgreich zu meistern.

Für Ihre Führungskräfte: Maßgeschneiderte Seminare (auch online)

Tool-Auswahl

Wir finden für Sie das passende Tool für Ihren Bedarf und Ihre Software-Umgebung. 

Unser Angebot: Von der Bedarfsanalyse direkt zur unabhängigen Empfehlung

Ausgewählte Links zum Thema:

Webcames für das Home-Office: Webcams im Test bei Computerbild

Videokonferenz-Tools: PC-Welt aktueller Ratgeber vom 20.03.2020

Videokonferenz-Systeme ein Überblick: t3n vom 20.03.2020

Über den Autor
Markenliebhaberin und kreative Querköpfin. Sie wollen Marke - dann reden Sie mit uns.

Leave a Reply

*

captcha *

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.